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進入日企,電話接待應該注意哪些問題?

發布時間: 2016-07-21 18:36   765 次瀏覽

1. 電話が鳴ったら、メモを手元にすぐに出る。電話響了,立刻拿出筆記本放到手邊)

2. 3コール以上なら「お待たせいたしました?!?span style="color:#d24a35;">(響3次鈴后才接電話的話要說“久等了”)

ビジネスではまず迅速に電話に出ることが求められます。3コール以降になってしまった場合は、「お待たせいたしました?!工我谎预蛱恧à毪韦蛲欷胜い瑜Δ摔筏皮坤丹?。

在商務場合要做到迅速接聽電話。如果電話鈴響了3次之后才接的情況下,要記得說“久等了”。

3. 「もしもし」はNG不能說“喂喂”)

電話にでたときの******聲は「お電話ありがとうございます。株式會社●●でございます?!埂袱悉?、株式會社▲▲でございます?!工趣いΕ靴咯`ンが多いように思います。

接聽電話后一般模式是說“謝謝您的電話,這里是●●股份有限公司?!薄笆堑?,●●股份有限公司”

4. 電話でも笑顔で、姿勢良く即使是接聽電話也要保持笑容和良好的儀態)

態度は必ず相手に伝わってしまうものです。姿勢は目の前に相手がいるときと同様に、良い姿勢で話すように意識しましょう。

一定要將自己的態度傳達給對方。姿勢要保持像是對方***在眼前一樣,有意識的用好的姿勢來說話吧。

5. 知らない人にも「いつもお世話になっております?!?span style="color:#d24a35;">(即使是不認識的人也要說“一直承蒙您關照”)

初めてしゃべる相手であっても、自分宛にかけてきた相手でなくても、この一言は忘れずに添えてください。ビジネス上は欠かせない相づちです。

即使是頭一回見面的人,不是自己認識的人,也請不要忘了說這句話。這是商務場合不可欠缺的客套話。

6. 相手が名乗らない場合、必ず確認する對方沒有報上姓名,必須要確認清楚)

名乗らないまま「○○さん、いますか?!沟趣斡眉蚯肖瓿訾筏皮肯嗍证藢潳筏皮?、「失禮ですが、お名前をうかがってもよろしいでしょうか?!埂缚挚sですが、お名前をお聞かせいただけますか?!工?、相手の會社名や名前をまず確認するようにしましょう。

因為有急事***忘了自報姓名,直接問“○○先生/女士,在嗎?”,對于這樣的人,應當去詢問確認對方的公司名以及姓名,說“不好意思,能問一下您貴姓?!被颉按驍_了,能問一些您的姓名嗎?”

7. よく聞こえない場合は「お電話が遠いようなのですが?!?span style="color:#d24a35;">(聽不清楚的情況說“電話信號好像不太好?!保?/span>

電波ではなく、単に相手の聲が小さくて聞き取れない場合であっても、電話が遠いという旨の表現で確認をとるようにしてください?!袱瑜劋长à蓼护??!工妊预盲皮筏蓼Δ龋ㄏ嗍证温暏韦护い坤蓉煠幛耄┦ФYな表現になってしまうため、あえて機器のせいにするという作法です。

即使不是信號不好的問題,或者是僅僅是對方的聲音太小了聽不清楚的情況下,都請說電話信號不好。說“聽不清?!保ㄘ煿謱Ψ铰曇魡栴})是失禮的表現,所以***把錯推到機器身上***好了。

8. こちらが聞き取り損ねた場合であれば、素直に「申し訳ございません?!?span style="color:#d24a35;">(如果自己聽不清的原因,要誠實的說“對不起?!保?/span>

先ほどの電話が遠い旨の表現は、相手の機器や聲量に問題があった場合に用いるものであり、自分が聞き取り損ねた場合であれば、正直にもう一度言ってほしい旨のお詫びとお願いをしてください。(「申し訳ございませんが、もう一度御社名をお願いいたします?!工胜?。)

剛剛說到如果是對方機器、聲音大小的問題導致聽不清,那么***說電話信號不好。如果遇到是自己聽不清的情況下,***要老實道歉并請求對方再重復一遍。(“非常抱歉,能否請您再重復一遍貴公司的名字?!保?/span>

9. 擔當者が不在の場合、連絡についてどうするかを相手に確認する負責人不在的情況下,要向對方確認怎樣聯系。)

相手の希望する擔當者が不在だった場合、擔當者不在の旨を伝えるとともに、連絡についてどうするか、相手の意向をしっかりと確認するようにしましょう。

對方想找的負責人不在的時候,要告訴對方負責人不在,同時詢問對方之后要怎么聯系,根據對方的意向來認真確認聯系方法。

10.擔當者が不在の場合、余計な情報まで伝えない負責人不在的情況下,不要把多余的信息傳達出去)

社外の人に対して、擔當者の具體的な行き先や自宅住所、攜帯番號などはうかつに知らせないようにしてください。

不要告訴外人負責人具體的走向,住所,手機號碼。

11.メモは5W2Hで、簡潔に?正確に筆記要遵循5W2H原則,簡潔、明確)

5W2H:When、Who、Where、What、Why(How much)(How many)ただしあくまでもメモなので、厳密に5W2Hにそって書き込む必要はありません。後で自分が困ることのないよう、必要なことを漏れなく無駄なく記載する、ということを意識しましょう。

5W2H:When、Who、Where、What、Why(How much)(How many)但是沒必要全部都記下來。這樣只會給自己造成負擔,只要有意識的把必要的記下來***好了。

12.***後にメモを必ず復唱する***后要記得重復一遍筆記內容)

13. 電話は靜かに切る電話要安靜切斷)

電話を終えたら、ひと呼吸おいて、靜かに受話器を置きましょう。ガチャンという音が相手に伝わらないよう、まず電話のフックを指でゆっくりと押し、電話を切った狀態とした後で、受話器を置くのが丁寧です。

電話結束后,屏氣,安靜的放下話筒。不要“噶強"一聲把話筒蓋上讓對方聽到,首先用手指緩慢壓下電話的卡頭,然后電話切斷后再小心放下話筒。